Tips Microsoft Acces : Mengenal Type Data Dalam Sebuah Tabel

Sebelum kita memulai Membuat database sebaiknya kita perlu mengetahui type Data yang terdapat didalam tabel itu sendiri sehingga kita tahu peruntukannya untuk apa saja.
So untuk mengetahui type data tersebut sekarang kita buka aja dulu Ms. Acces 2007 kemudian create Database dan kita simpan dengan nama latihan. Maka Secara Otomatis akan muncul worksheet acces dengan tampilan awal yaitu table1, kita save
table tersebut dan diberinama table1.
Arahkan cursor ke table1 yang berada dibilah kiri, kemudian klik kanan dan pilih Design View dan ketika terbuka maka akan muncul Field Nama, Data Type dan Description.
Penjelasannya adalah sebagai berikut :
Field Name adalah untuk nama kolom dalam tabel yang akan kita buat misalkan Nomor urut, nama, tanggal, alamat, jumlah dan lain sebagainya.
Data type adalah jenis data yang disesuaikan fungsinya yang diberinama di Field name tersebut misalkan jika di Field Name kita beri judul Nomor Urut maka Type Datanya bisa dengan memilih Nomor yang muncul Secara Otomatis (maka pilih AutoNumber) atau manual dalam mengisinya (pilih Number) dan yang lainnya (akan dijelaskan dalam postingan ini).
Description adalah sebagai penjelasan terhadap kolom yang dibuat tadi.
Mengenal dan memahami Data type itu penting agar tidak salah dalam pembuatan tabel nantinya. Adapun Type Data yang disediakan di ms. Acces 2007 adalah sebagai berikut :

·         Text adalah type data berupa teks atau huruf, angka, spasi dan tanda baca lainnya yang mampu menampung karakter dari huruf dan angka tersebut sebanyak 2555 karakter.

·         Memo adalah type data yang hampir sama dengan Text tetapi karakter yang mampu ditampungnya sangat besar yaitu sampai dengan 32000 karakter.

·         Number adalah type data yang diperuntukan untuk angka saja.

·         Date/Time adalah type data yang diperuntukan untuk menampilkan tanggal dan waktu.

·         Currency adalah type data yang hampir sama dengan number tapi diperuntukan untuk format mata uang.

·         Yes/No adalah type data untuk sebuah logika Ya atau Tidak.

·         OLE Object adalah type data yang dipergunakan untuk menampung gambar atau obyek dengan ukuran tidak lebih dari 128 MB.

·         Hyperlink adalah type data untuk menmapilkan alamat hyperlink dengan batas maksimum penampungannya adalah 2048 karakter.

·         AutoNumber seperti yang telah dijelaskan diatas, adalah nilai angka atau variasi angka huruf (yang akan berubah hanya angka apabila formatnya perpaduan huruf dan

·         angka) yang akan muncul Secara Otomatis ketika kita menginput data baru dan angka tersebut tidak bisa kita edit.

·         Lookup Wizard adalah type data untuk menampilkan data dari tabel atau record lainnya atau dengan akta lain data yang diulang.

·         Attachment adalah type data yang digunakan untuk menampung/menyimpan/menampilkan lampiran persis seperti dalam sebuah email dan semua type data bisa ditampung disini.

TIPS Microsoft Access : Membuat Aplikasi Surat Masuk Edisi Lengkap (bag. 2)

salasia46.blogspot.com 

Mohon maaf sebelumnya karena bisa baru membuat tulisan kelanjutan dari Tips Microsoft Access : Membuat Aplikasi Surat Masuk Edisi Lengkap (bag. 1), maklum sambil kerja sambil ngeblog ditambah sambil jualan musti pintar-pintar ngatur waktu plus rasa malas menulis sering terjadi.

Saya berharap temen-temen semua sudah membaca tulisan sebelumnya Tips Microsoft Access : Membuat Aplikasi Surat Masuk Edisi Lengkap (bag. 1) supaya tidak terjadi kebingungan.

Sebelum melangkah membuat Form dan tombol yang membantu dalam mengimput data di Aplikasi Surat masuk terlebih dahulu kita mengedit tabel Surat Masuk (perhatikan Tbl_Surat_Masuk), sekarang ubah menjadi seperti gambar dibawah ini :

Perhatikan perubahan isi tabel yang berwarna kuning.

Selanjutnya Isi data tabel-tabel seperti gambar berikut ini :

Tabel Nama Pengirim Surat

Tabel Nama Pegawai/Penerima Disposisi

Tabel Sifat Surat

Selanjutnya membuat sebuah Query (belum dibahas pada bag.1) dimana query ini berfungsi sebagai perintah Print/Cetak atas sebuah surat disposisi yang sudah kita simpan sebelumnya, dan formnya tersebut nantinya kita tempel dengan dokumen surat tersebut.

Caranya sama seperti membuat query yang sudah saya bahas di Tips Microsoft Access : Membuat Aplikasi Surat Masuk Edisi Lengkap (bag. 1) dan tabel yang kita gunakan adalah tabel Tbl_Surat_Masuk

Perhatikan gambar berikut ini :

Penjelasan :

Semua sub judul di Tbl_Surat_Masuk akan ditampilkan semua dalam form Cetak surat nantinya makanya di querynya dimunculkan semua (perhatikan gambar).

———————————————00000———————————————

Adapun yang akan kita lakukan di edisi Tips Microsoft Access : Membuat Aplikasi Surat Masuk Edisi Lengkap (bag. 2) adalah :

1. Membuat Form Surat Masuk
2. Drag and Drop Tabel Surat
3. Membuat Code Builder
4. Membuat Tombol Perintah

Tanpa menunggu lebih lama lagi kita akan melakukan cara pertama :
1. Membuat Form Surat Masuk

Caranya persis yang saya lakukan di postingan yang berjudul Tips Microsoft Access : Membuat Form Data dan Foto (perhatikan Langkah Kedua).

Artinya kunci dalam membuat form tersebut ada di Tbl_Surat_Masuk

Jika masih bingung caranya adalah Arahkan cursor di Tbl_Surat_Masuk lalu creat Form (Multiple Form). selanjutnya pilih Design View untuk mengedit tampilan. Kemudian klik Add Existing Fields untuk menampilkan  sub judul Tbl_Surat_Masuk, selanjutnya lakukan langkah kedua seperti postingan Tips Microsoft Access : Membuat Form Data dan Foto.

2. Drag and Drop Tabel Surat

Dalam melakukan Drag and Drop haruslah berurutan jika tidak maka ketika kita menekan Tab untuk berpindah kolom pengisian, ms access akan membacanya sesuai urutan data yang dimasukkan bukan berdasarkan urutan tabel.

Perhatikan gambar dibawah ini :

Form Aplikasi Surat Masuk

Yang saya maksudkan berurutan dalam melakukan drag and drop adalah setelah Nomor_Agenda selanjutnya Tanggal_Masuk, Id_Asal_Surat dst.

Harap diperhatikan :

• Id_Asal_Surat kita ubah/rename menjadi Nama Pengirim Surat
• Id_Disposisi_Surat kita ubah/rename menjadi Disposisi Surat

Jangan lupa Form tersebut kita berinama Form Aplikasi Surat Masuk

3. Membuat Code Builder

Sebelum membuat CODE BUILDER perhatikan :

Perhatikan Form Aplikasi Surat Masuk!!

Code Builder adalah sebuah kode yang kita buat untuk memudahkan sebuah pekerjaan menjadi lebih mudah karena kita tidak melakukan pengetikkan ulang karena data sebelumnya sudah kita persiapkan, adapun yang kita berikan kode tersebut adalah dalam membuat :

a. Nama Pengirim Surat Secara Otomatis

Tepat di Kotak Id_Asal_Surat , klik kanan selanjutnya pilih Build Event lalu pilih Code Builder lalu ubah BeforeUpdate menjadi AfterUpdate lalu masukkan kode berikut ini :

Private Sub ID_Asal_Surat_AfterUpdate()
‘Memunculkan Nama Pengirim Surat
    Me.Nama_Pengirim = ID_Asal_Surat.Column(1)
End Sub

Perhatikan yang kita masukkan/tulis kode adalah kalimat yang saya blok warna merah.

Jika bingung perhatikan urutannya seperti gambar dibawah ini :

b. Membuat Disposisi Pegawai Secara Otomatis

Tepat di kotak Id_Disposisi klik kanan selanjutnya pilih Build Event lalu pilih Code Builder lalu ubah BeforeUpdate menjadi AfterUpdate lalu masukkan kode berikut ini :

Private Sub Id_Disposisi_AfterUpdate()
‘Menampilkan Tanda Silang X sesuai Disposisi
    Omiyan.Value = “”
    Chandra.Value = “”
    Ratna.Value = “”
    Raditya.Value = “”
    Yolanda.Value = “”

    
    Select Case Left(Id_Disposisi.Value, 1)
    Case “1″
    Omiyan.Value = “X”
    Case “2″
    Chandra.Value = “X”
    Case “3″
    Ratna.Value = “X”
    Case “4″
    Raditya.Value = “X”
    Case “5″
    Yolanda.Value = “X”
    Case “6″
    Omiyan.Value = “X”
    Chandra.Value = “X”
    Ratna.Value = “X”
    Raditya.Value = “X”
    Yolanda.Value = “X”
End Select
End Sub

Perhatikan yang kita masukkan/tulis kode adalah kalimat yang saya blok warna merah.

c. Menampilkan Sifat Surat Secara Otomatis

Tepat di Kotak Id_Sifat_Surat , klik kanan selanjutnya pilih Build Event lalu pilih Code Builder lalu ubah BeforeUpdate menjadi AfterUpdate lalu masukkan kode berikut ini :

Private Sub Id_Sifat_Surat_AfterUpdate()
‘Memunculkan Sifat Surat
    Me.Sifat_Surat = Id_Sifat_Surat.Column(1)
End Sub

Perhatikan yang kita masukkan/tulis kode adalah kalimat yang saya blok warna merah.

4. Membuat Tombol Perintah.

Tombol perintah ini berfungsi dalam mempermudah perekaman data baik untuk tujuan menambah data, menyimpan, resfresh data, menutup form atau membuat menu pencarian.

Untuk caranya silakan buka postingan Tips Microsoft Access : Membuat Form Data dan Foto langkah keempat.

dan hasilnya adalah seperti dibawah ini :

Klik gambar untuk memperbesar

Sumber dari :

http://bungaliani.wordpress.com/2012/06/15/tips-microsoft-access-membuat-aplikasi-surat-masuk-edisi-lengkap-bag-2-2/